自動化是如何運作的？
一個簡單的例子：當客人填寫了 Facebook Form...
1. 取得名單
客人在 FB/IG 填寫 Lead Form
2. 自動入庫
自動寫入 CRM 或指定系統，只輸入一次
3. 即時聯絡
WhatsApp Bot 立即發送歡迎訊息
4. 成功轉化
同事接手跟進，個案有記錄可追
為什麼你需要自動化？
- ❌ 回覆慢：客人等候數小時仍無人處理，隨即轉向其他供應商。
- ❌ 易出錯：人手 Copy & Paste 電話號碼，容易打錯字。
- ❌ 成本高：請一個 CS 要 $15k-$20k，仲要放假、MPF。
- ❌ 被動：沒有主動跟進，流失大量潛在客戶。
- ✅ 即時：新查詢進入後即時觸發流程，非辦公時間仍可先接收及分類。
- ✅ 可追查：API 直接對接，每步執行都有日誌；資料來源或欄位有誤時會標示並通知負責同事。
- ✅ 減少人手：把重複輸入及跟進工序交由系統處理，同事專注需要判斷的個案。
- ✅ 主動跟進：按設定時間自動提醒客戶或同事（例如報價後 24 小時提醒）。
日常營運中最常見的重複工序
以下情況通常不需要「全盤數碼轉型」才能解決。多數企業可以先自動化一至兩條流程， 驗證效果後再擴展。
Email／Excel 之間複製資料
同一批資料要在 Email、Excel 及系統之間重複輸入，出錯後要找很久才知道錯在哪一步。
報價重複製作
每次報價都要重新整理項目、單價及條款，格式和版本容易不一致。
訂單及 Invoice 手動輸入
人手輸入單號、金額及客戶資料，月結時需要大量時間對數。
客戶漏跟進
查詢分散在 WhatsApp、電郵及表格，沒有統一記錄，跟進依賴個人記憶。
系統之間資料不同步
網店、CRM 及會計系統各自一份資料，數量及狀態不一致。
流程出錯只有事後才知道
沒有日誌及通知機制，問題通常由客戶先發現。
一條流程的前後分別
以「查詢進入 → 建檔 → 跟進」為例
- 1. 客戶在表格或 WhatsApp 留下查詢
- 2. 同事手動複製到 Excel
- 3. 有空時再打開 CRM 輸入一次
- 4. 靠記憶或個人提醒跟進
- 5. 月底才由 Excel 統計成效
資料只輸入一次，其餘步驟由系統執行。需要人工判斷的個案會標示出來， 由同事核准後才回覆客戶，避免系統自行發出不適當的內容。
常見自動化場景
以下為流程設計示例，實際做法會按你的系統及權限確認。
購物車未完成提醒
客人加入購物車但未付款時，按設定時間自動發送提醒訊息。訊息內容、發送時機及頻率均由你確認，並可設定每位客人的發送上限。
預約／試堂自動提醒
預約完成後自動發送確認，並在約定時間前再次提醒。提醒方式可選 Email、WhatsApp 或兩者並用，視乎你已具備的平台權限。
查詢自動分流與跟進
透過幾條問題收集預算、需求及時間表，按規則分流。個案會自動建立記錄並通知負責同事，避免只靠個人記憶跟進。
解決方案類型
按流程的確定程度選擇，不同類型可以混合使用。
規則式自動化 (Rule-based)
條件明確、結果可預期的流程，例如「收到表格 → 建立記錄 → 通知指定同事」。容易驗證及維護，通常優先處理。
AI 協助的流程 (AI-assisted)
適用於需要理解內容的步驟，例如從 Email 或文件中擷取欄位、把查詢分類、草擬回覆初稿。會加入人工覆核環節。
系統整合 (API Integration)
連接現有 CRM、ERP、會計或預約系統，避免同一份資料在多處重複輸入。需要相關系統的 API 權限。
通知與報告
按日／週／月自動產生摘要，讓負責人看到處理量、待跟進個案及異常記錄。
RPA 機械人流程自動化
RPA（Robotic Process Automation）是指用軟件機械人模仿人在電腦上的操作 —— 登入系統、複製資料、填寫表格 —— 並按固定規則重複執行。 它不需要改動你現有系統，但也不是萬能，適用範圍有清楚界線。
適合用 RPA 的工序
- 步驟固定、每次都走同一條路徑
- 資料來自結構化系統（表格、固定欄位）
- 每日或每週大量重複，人手容易出錯
- 不需要判斷，只需要準確執行
不適合用 RPA 的工序
- 同一份文件有幾十種不同排版（需 AI 文件理解）
- 需要理解語意、判斷或取捨
- 例外情況多，且規則無法事先寫清楚
- 目標系統本身已有完善 API（直接整合更乾淨）
RPA 與 AI Agent 的分工
| 比較項目 | RPA 機械人 | AI Agent |
|---|---|---|
| 運作邏輯 | 固定規則，預先寫好的步驟 | 理解目標、規劃步驟、按情況調整 |
| 處理資料 | 主要為結構化資料 | 結構化與非結構化皆可 |
| 遇到變化 | 失敗，需人手更新腳本 | 可在容許範圍內自行調整 |
| 輸出穩定性 | 高度一致、可完全預測 | 按語境而變，需覆核機制 |
| 成本模式 | 授權費固定，可預算 | 按用量計（模型推論費用） |
我們實際使用的平台
按客戶現有環境及流程性質選擇，包括 Microsoft Power Automate（適用於 Microsoft 365 環境）、 UiPath（適用於需要連接遺留系統、桌面軟件的流程）、Zapier（適用於 SaaS 工具之間的連接）， 以及直接 API 整合。平台選擇以現有系統與實際工序為準，不會一律套用同一套工具。
實作方式及例外處理
自動化最重要的不是「成功時如何運作」，而是「失敗時會發生什麼事」。 以下項目會在方案中一併確認。
失敗重試
第三方系統暫時無回應時，按設定次數自動重試，避免資料遺失。
錯誤通知
連續失敗或異常情況會通知指定同事，而不是靜靜地停下來。
權限控制
每個流程只取得執行所需的最小權限，員工離職或轉職時可獨立撤銷。
人工交接
遇到無法判斷的個案（例如特殊折扣、投訴）會轉交真人處理。
監控及日誌
每次執行都留有記錄，可追查某筆資料在什麼時間被哪個步驟處理。
變更管理
流程修改前先確認影響範圍，重要改動會先在測試環境驗證。
可連接的系統
ADWire 可連接的範圍取決於對方系統有否提供 API、你所購買的方案是否包含 API 權限， 以及該平台是否允許自動化存取。因此我們會先在 Discovery 階段確認實際可行的範圍， 而不是預先承諾「任何系統都能接駁」。
常見類型包括：WhatsApp Business API、網站表單、電郵、CRM、ERP／會計系統、 預約系統、網店平台及 Google Sheets／Drive。部分平台需要額外訂閱或申請權限， 相關費用由客戶直接支付給該平台。
收費模式
自動化項目按流程數量及整合複雜度報價，沒有一個適用於所有企業的固定價格。 一般流程是：先做 Discovery 釐清現有流程及系統限制，再提供明確的範圍、報價及時間表。
Discovery
了解現有流程、系統、權限及人手安排，確立可自動化的範圍。
方案及報價
提供流程圖、交付清單、時間表及報價方式（一次性開發及／或按月維護）。
開發及上線
分段交付並提供測試環境，通過驗收後上線，並安排交接及文件。
流程自動化常見問題
自動化之後，是否完全不需要人手處理？+
現有的 CRM 或 ERP 可以連接嗎？+
流程出錯會不會影響客戶？+
需要多長時間？+
資料會放在哪裡？+
上線之後由誰維護？+
準備好開始
你的項目了嗎？
講清楚你的需求，我們會安排合適的同事回覆可行的做法、範圍及報價方式。無論是軟件開發、AI 應用、流程自動化還是搜尋增長，都歡迎先談清楚再決定。
告訴我們你的項目需求
填寫後我們會按服務類別安排合適同事跟進。